Microsoft Lizenzierung

Die Microsoft Legacy Lizenzierung umfasst klassische Produkte wie Windows Server, SQL, System Center Configuration Manager, SharePoint sowie Exchange und die Office Suite. Diese Produkte zeichnen sich dadurch aus, dass sie gekauft wurden und nicht nutzer-, sondern geräte-lizenziert sind. Es besteht die Wahl, die Produkte einzeln zu erwerben oder einen der genannten Vertragsrahmen zu nutzen, um die damit verbundenen Vorteile nutzen zu können.

Neben dem Erwerb der eigentlichen Lizenzen werden für viele Produkte auch Client Access Licenses (CAL) benötigt, um den lizenzkonformen Zugriff auf die Umgebungen abdecken zu können. Die CALs unterscheiden sich in Nutzer- und Device-CALs und müssen in Abhängigkeit des Zugriffsszenarios bereitgestellt werden. Da dies nicht zwingend technisch benötigt wird, können in diesem Bereich Differenzen auftreten, die erst bei der Durchführung eines Audits auffallen und mit Strafzahlungen verbunden sein können.

Die Produkte selbst können auch häufig in verschiedenen Versionen bezogen werden, abhängig von der Infrastruktur, die damit versorgt werden soll. So kann eine Windows Server Lizenz beispielsweise als Standard- oder Data Center-Version erworben werden, abhängig von der Anzahl der virtuellen Maschinen, die künftig betrieben werden müssen. Diese Optionen erfordern eine Planung der Infrastruktur im Verbund mit einer spezifischen Lizenzierungsstrategie, um den monetären Faktor so gering wie möglich zu halten.

Sollte die Auswahl der Variante und des Vertragsrahmens entschieden sein, kann bewertet werden, ob eine Software Assurance (SA) hinzugebucht wurde. Die Software Assurance gibt einem Unternehmen das Recht, bestehende Produkte auf neue Versionen, die von Microsoft veröffentlicht werden, zu upgraden, ohne die neueste Version kaufen zu müssen. Wenn eine Software Assurance gebucht werden soll, gilt es im Vorfeld zu bewerten, welche Produkte mit welcher Laufzeit genutzt werden und ob seitens des Herstellers eine Aktualisierung der Lösung angedacht ist und diese auch künftig eingesetzt werden soll. Neben den reinen Kernprodukten bezieht sich die Software Assurance ebenfalls auf die lizenzrechtlich benötigten CALs. Diese müssen im Falle eines Upgrades ohne Software Assurance mit dem entsprechenden Versionsstand und in korrekter Anzahl erworben werden, falls sie nicht im Rahmenvertrag mit aufgenommen wurden.

Bedingt durch die Abkündigung bestimmter Dienste sowie Lizenzäquivalente, die über Microsoft 365 Pläne, wie beispielsweise die User-CALs für Exchange und SharePoint, ergänzt durch Zugriff auf Windows Server, angeboten werden, ergeben sich neue Herausforderungen. Im Kontext Azure werden inzwischen Hybrid-Benefits angeboten, durch die man bei Betrieb eines Servers auf Azure Infrastructure Basis kein Betriebssystem erwerben, sondern das der lokalen Lizenz verwenden und so Kosten einsparen kann. Es bietet sich an, bei Neulizenzierung oder der Verlängerung von Lösungen auch die über Microsoft 365 verfügbaren Vorteile zu betrachten und daraus eine Gesamtstrategie abzuleiten.

Obwohl Microsoft beziehungsweise Office 365 schon über 10 Jahre auf dem Markt verfügbar sind, haben sich viele mittelständische Unternehmen erst in den letzten Jahren stärker mit den verfügbaren Lösungen auseinandergesetzt. Teilweise kurzfristig wurde in die Cloud migriert, ohne sich mit dem Thema der Lizenzierung in der Tiefe zu beschäftigen. Oftmals ist nicht in Gänze bekannt, was in den verfügbaren Abonnements inbegriffen ist und welche Regeln im Kontext der Cloud-Lizenzierung berücksichtigt werden müssen.

Der größte Unterschied zur klassischen Legacy-Lizenzierung besteht darin, dass Microsoft 365 eine Nutzerlizenz darstellt und im Rahmen eines monatlich oder jährlich zu zahlenden Abomodells verrechnet wird. Dieser Ansatz ermöglicht Unternehmen eine höhere Flexibilität bei der Auswahl benötigter Dienste. Durch die Möglichkeiten von Zu- oder Abbuchungen kann kurzfristig auf sich ändernde Anforderungen reagiert werden.

Die Vertragsart hinter Microsoft 365 Abonnements ist das Microsoft Customer Agreement (MCA), das bei der Buchung der Pläne abgeschlossen werden muss. Die Lizenzen selbst können über den Hersteller selbst, wenn auch zu standardisierten Konditionen, oder über Partner wie die intellecom GmbH bezogen werden. Diese Form der Beschaffung fällt unter das Cloud Solution Provider Programm (CSP), über das benötigte Pläne durch einen Partner in den Tenant eines Unternehmens eingebucht und verrechnet werden. 2022 wurde von Microsoft der damals bestehende Rahmen des CSP durch Änderungen der New Customer Experience (NCE) angepasst. Dies hatte vor allem Auswirkungen auf Konditionen und Vertragslaufzeiten der Cloud-Abonnements. Wo früher über alle Lizenzen monatlich flexibel zu- und abgebucht werden konnten, besteht nun die Wahl zwischen 12 oder 36 Monaten Vertragslaufzeit. Hiermit verbunden ist eine Sicherung der Konditionen über den gewünschten Zeitraum. Lizenzen, die im Rahmen von NCE gebucht werden, können 5 Werktage nach Buchung storniert werden und sind danach für die Laufzeit gebunden. Hierdurch ist es wichtig zu bewerten, ob die Lizenzierung korrekt und konform ausgewählt wurde und welche Features in den Abonnements enthalten sein müssen, um eine spätere Erweiterung vermeiden zu können. Sollte ein flexibler Ansatz mit monatlicher Kündigung gewählt werden, kosten die Abonnements circa 20 % mehr als der reguläre Listenpreis bei jährlichem Vertragsabschluss. Sollte Flexibilität dennoch gewünscht sein, empfiehlt sich hier ein 80/20 (jährlich zu monatlich) Verhältnis.

Bei der Auswahl der passenden Lizenzen gibt es eine ausschlaggebende Zahl: 300. Bis zu 300 lizenzierten Nutzern kann aus dem Bereich der Microsoft 365 Business-Pläne flexibel gewählt werden. Die Wahl liegt hier zwischen der Business Basic, Business Standard und der Business Premium, die auch in Mischungen zueinander gebucht werden dürfen. Wichtig ist zu betonen, dass es nicht gestattet ist, jeweils 300 Abonnements dieser Pläne, also in Summe 900, zu buchen, sondern maximal 300 in der Gesamtbetrachtung. Der 301. Nutzer benötigt einen Enterprise-Plan. Hier besteht die Wahl zwischen den Office- und Microsoft 365 Plänen. Office 365 ist stark auf die effiziente Arbeitsweise von Nutzern ausgerichtet und verfügt über keine Dienste zur Verwaltung der Anwender sowie erweiterte Sicherheitsfunktionen. Gewählt werden kann zwischen E1, E3 und E5, deren Inhalte aufeinander aufbauen. Microsoft 365 besteht neben dem Bereich Office 365 aus Exchange Online, dem Office Client, SharePoint Online und OneDrive sowie Entra Plan 1 zur erweiterten Nutzerverwaltung, Sicherheitsdiensten und einer Windows Enterprise Upgrade-Funktion für Windows 10 und 11 Clients. Microsoft 365 kann in den Varianten E3 oder E5 bezogen werden, wobei E5 das gesamte Microsoft 365 Portfolio beinhaltet. Auch eine Mischung zwischen Business und Enterprise Abonnements ist abbildbar, es muss jedoch bewertet werden, dass die relevanten Schnittmengen von Diensten, die sich auch bei der Buchung einer einzelnen Lizenz bereits für alle Nutzer freigeschaltet werden, beachtet werden. Zu Testzwecken ist das legitim, sollte jedoch nicht Bestandteil der IT-Strategie darstellen. Der Fokus der Beratungsleistung der intellecom GmbH liegt auf der Beratung und Auswahl eines passenden Lizenzmodells, bei dem klein eingestiegen und die Lösungen bedarfsgerecht skaliert werden können, um die laufenden Kosten so gering wie möglich zu halten und den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.

Wenn Azure Services genutzt oder eigene Infrastruktur aufgebaut werden soll, erfolgt die Berechnung über eine hinterlegte Subscription. Azure orientiert sich stark am Pay-as-you-go-Modell, was bedeutet, dass die gebuchten Dienste nutzungsabhängig auf Basis von Minuten beziehungsweise Stunden abgerechnet werden. Eine Subscription kann direkt über Microsoft gebucht werden, es besteht jedoch wie bei Microsoft 365 ebenfalls die Möglichkeit, über einen CSP-Partner wie intellecom die benötigte Subscription zu buchen, um Rabatte in Anspruch nehmen zu können. Eine Subscription kann in Azure mit Buchungsschlüsseln versehen werden, sodass bei der Abrechnung nachvollzogen werden kann, welcher Funktionsbereich eines Unternehmens die bereitgestellten Leistungen in Anspruch genommen hat. Wenn beispielsweise auf Basis von Azure ein Server für Finance unterhalten wird, kann die Subscription mit dem Schlagwort „Finanzen“ versehen werden, was die Zuordnung vereinfacht. Es können beliebig viele Subscriptions zu- und abgebucht werden. Die anfallenden Kosten können nachvollzogen werden, sodass ein Gefühl entsteht, wie hoch diese monatlich ausfallen. Eine Besonderheit ist, dass es bestimmte M365 Dienste gibt, für die eine Azure Subscription benötigt wird, wie beispielsweise der Defender for Endpoint Server, der nur über das Azure Portal aktiviert und bereitgestellt werden kann. Es bietet sich an, die Kosten für die geplanten Ressourcen in Azure im Vorfeld mit dem Microsoft Calculator zu berechnen, um so einen Eindruck zu erhalten, wie sich diese später auswirken werden. Abhängig von Standort, benötigter Leistung und Laufzeit fallen die Konditionen unterschiedlich aus. Microsoft räumt größere Rabatte ein, wenn Instanzen für eine Laufzeit von 36 Monaten gebucht werden, was jedoch im Kontext der IT-Strategie im Vorfeld bewertet werden muss.