Sharepoint Online & OneDrive

Die dezentrale Bereitstellung von Daten und Informationen über Cloud-Lösungen bleibt eines der am kontroversesten diskutierten Themen des deutschen Mittelstands, wird aber inzwischen von zunehmend mehr Mitarbeitern gefordert.

Durch die Etablierung moderner Arbeitsweisen wie flexibles Arbeiten und hybrides Arbeiten sowie die zunehmend engere Vernetzung von Abteilungen und externen Unternehmen ist die gemeinsame Zusammenarbeit und das Teilen von Daten ein wichtiger Bestandteil, um diesen Weg der Arbeit nachhaltig in einem Unternehmen etablieren zu können.

Häufig werden Unternehmen angetroffen, die den Schritt zu Exchange Online und Microsoft Teams bereits vor Jahren getan haben, ihre Unternehmensdaten jedoch weiterhin in einer Fileserver-Struktur mit allen Vor- und Nachteilen bereitstellen.

Es kann nicht zeitgleich auf wichtige Dokumente und Tabellen zugegriffen werden. Ein Mitarbeiter geht in den Urlaub, ohne die Datei zu schließen, und die Administration muss dies dann übernehmen, die ohnehin einen angespannten Alltag erlebt.

Über Plattformen wie SharePoint Online und OneDrive for Business ergeben sich für Unternehmen neue Möglichkeiten, schnell und effizient Daten zu teilen, gemeinsam zu arbeiten, Fortschritte nachzuvollziehen und ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen.

Trotz all dieser Vorteile ist es nicht der Ansatz der intellecom GmbH, alle Daten, die auf einem lokalen Server liegen, blindlings in der Cloud bereitzustellen. Daten bilden oft das Herzstück eines Unternehmens und müssen deshalb mit der nötigen Aufmerksamkeit, aber vor allem mit den richtigen Werkzeugen geschützt werden, um unbesorgt die Vorzüge der Microsoft Cloud genießen zu können.

Allein der limitierte Speicher von einem Terabyte, der jedem Unternehmen von Microsoft initial bereitgestellt wird, widerspricht der Logik, alle aktuell lokalen Daten in die Cloud zu überführen. Zwar erweitert sich die Speicherkapazität mit jedem Anwender um weitere 10 Gigabyte, jedoch resultiert dies in den seltensten Fällen in einer ausreichenden Speicherkapazität, um alle lokalen Daten bereitstellen zu können.

In die Cloud sollten nur Daten migriert werden, die tatsächlich von den Mitarbeitern für ihre täglichen Aufgaben benötigt werden, und dies auch nur, wenn im Vorfeld angemessene Sicherheitsmechanismen und Regelwerke aufgebaut wurden.

Häufig wird befürchtet, dass die Überführung von Unternehmensdaten in die Cloud sich negativ auf die IT-Sicherheit der bereitgestellten Informationen auswirken kann. Wenn nicht im Vorfeld die benötigten Sicherheitsmechanismen aktiviert wurden, kann dies grundsätzlich ein erhöhtes Risiko darstellen.

Es ist wichtig, vor einer Migration zu bewerten, welche Daten überführt werden sollen und welche Anwender darauf zugreifen dürfen. Basierend auf diesen Kriterien kann abgeleitet werden, wie die Berechtigungsstruktur auf die erstellten Ordner der Dokumentenbibliothek erfolgen muss und wie schützenswert die dort bereitgestellten Daten sind.

Häufig wird mit einer simplen Ordnerstruktur und einem eindimensionalen Berechtigungskonzept gestartet, um durch den Umgang mit der Lösung und die Praxiserfahrung sukzessive mehr Daten mit teils kritischer Natur bereitstellen zu können.

Zum Schutz der Daten bedient sich Microsoft einer breiten Palette von Möglichkeiten. Den Kern bildet jedoch die Microsoft Information Protection und deren Funktion, Labels mit unterschiedlichen Schutzniveaus zu erstellen und auf schützenswerte Dokumente zu übertragen.

Durch die Möglichkeit, diese Funktion nicht nur auf Einzeldokumente zu übertragen, sondern ganze Ordner und Bibliotheken damit zu versehen, können auch Anwenderfehler in der Handhabung mit Daten in der Cloud unterbunden werden.

OneDrive for Business ist ein Cloud-Speicherdienst von Microsoft, der speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Er ermöglicht das Speichern, Teilen und Bearbeiten von Dateien und bietet gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards.