Exchange Online

Die E-Mail stellt bei vielen Unternehmen weiterhin eines der wichtigsten Kommunikationsmittel dar, und Mailserver bilden einen festen Bestandteil der IT-Infrastruktur.

In den vergangenen Jahren haben Unternehmen damit begonnen, lokale Postfächer nach Exchange Online zu migrieren, um die Vorteile eines dezentral verwalteten Mailservers nutzen zu können und Abstand von statischen Szenarien zu nehmen, bei denen Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Reisen zwangsläufig über eine VPN-Verbindung mit der lokalen Exchange-Instanz verbinden mussten, um ihre Korrespondenz abrufen zu können.

Häufig herrscht das Verständnis, dass, wenn man cloudbasierte Lösungen wie Exchange Online nutzen möchte, dies eine endgültige Entscheidung ist und alle lokalen Postfächer in die Cloud verschoben werden müssen, was teilweise ein schlechtes Bauchgefühl hervorruft.

Exchange Online kann in verschiedenen Szenarien konfiguriert und genutzt werden. Der von Microsoft empfohlene Weg sieht vor, dass alle Postfächer in die Cloud migriert und der lokale Mailserver heruntergefahren werden kann. Dies sorgt nicht nur für eine erhöhte Flexibilität beim Zugriff auf Postfächer, sondern entlastet auch die lokale IT, da sich um eine Infrastrukturkomponente weniger gekümmert werden muss. Mit einem lizenzrechtlichen Entgegenkommen, dass beispielsweise geteilte Postfächer keine separate Lizenz benötigen und Exchange Online mit einer Postfachgröße von 50 Gigabyte selbst in den kleinsten Abonnements enthalten ist, ist die Option einer reinen Exchange Online-Umgebung für viele Unternehmen ohne gesteigerte Anforderungen an den Mailflow ein geeignetes Szenario.

Im Rahmen einer Migration wird häufig eine Exchange-Hybridstellung aufgebaut, sprich der lokale Exchange wird mit Exchange Online gekoppelt, um flexibel Postfächer in die Cloud migrieren zu können. Die Administration bewertet in diesem Fall, welche Benutzer einen dezentralen Zugriff auf ihre Postfächer benötigen, und kann auch nur diese in die Cloud migrieren. Postfächer mit sensiblen Inhalten, die nur für interne Kommunikation genutzt werden, können selbstverständlich weiterhin vorgehalten werden.

Administratoren, die es gewohnt sind, Benutzer lokal anzulegen, haben zusätzlich die Option, dass auch wenn alle Postfächer nach Exchange Online migriert wurden, weiterhin der lokale Exchange als Verwaltungskonsole beibehalten werden kann. Dieses Szenario wird als Minimal-Hybridstellung bezeichnet, die im Kern der gewohnten Administration von Nutzern dient und jederzeit natürlich auch weiter zurückgebaut werden kann.

Durch die Ankündigung der neuen Exchange On-Premises-Version, Exchange SE (Subscription Edition), die 2025 veröffentlicht wird, baut Microsoft das gewohnte Exchange-Lizenzierungsmodell um, sodass auch für eine lokal betriebene Instanz eine monatliche Gebühr entrichtet werden muss, ohne jedoch die Vorteile einer Exchange Online-Umgebung nutzen zu können.

Neben dem reinen Postfach umfasst Mailing weitere relevante Komponenten, die im lokalen Bereich häufig mit Lösungen außerhalb des Microsoft-Universums abgebildet wurden. So werden die Bereiche E-Mail-Archivierung, Signatur und vor allem IT-Sicherheit mit etablierten Drittanbietern wie MailStore, Exclaimer, Code2, Barracuda oder Sophos abgebildet. Auch bei der Nutzung von Exchange Online können bestehende Lösungen weiterhin in den Mailflow eingebunden werden, sodass bestehende Investitionen weiterhin zielgerichtet verwendet werden können. Microsoft selbst hat in den vergangenen Jahren jedoch eigene Produkte entwickelt, um diese Belange auch mit dem eigenen Portfolio abbilden zu können. Zu jedem Exchange Online-Postfach, unabhängig ob 50 oder 100 Gigabyte, erhält jeder Anwender ein Archiv in der Größe von mindestens 50 Gigabyte, das durch die Konfiguration weiterer Services die Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung erfüllt.

Durch den Einsatz des Defender for Office 365 werden Werkzeuge bereitgestellt, um Benutzer vor Phishing- und Ransomware-Angriffen abzusichern und durch die Quarantänefunktion einem Administrator die Möglichkeit zu bieten, gezielte Angriffe nachhaltig abwehren zu können. Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung, die die standardmäßig vorhandene Exchange Online Protection erweitert und den Schutz der Nutzer somit verbessert.