Copilot & KI

Spätestens seit 2023 ist Künstliche Intelligenz (KI) und die Möglichkeiten, wie Arbeitsaufkommen und Prozesseffizienz gesteigert werden können, in aller Munde. Auf die erste Aufregung folgte eine nüchternere Phase, in der festgestellt wurde, dass in Teilen die technischen Voraussetzungen nicht geschaffen wurden, um KI gezielt in Unternehmen einzusetzen, da es an konkreten Einsatzszenarien mangelte.

Microsoft hat mit der eigenen KI-Lösung Microsoft Copilot den Markt ebenfalls betreten. Unter dem Begriff Copilot for Microsoft 365 wurde ein erstes KI-Produkt bereitgestellt, das, wie der Name bereits vermuten lässt, als Anwenderassistenz fungiert.

Die Besonderheit bei der Lösung von Microsoft ist, im Unterschied zu beispielsweise ChatGPT, dass nur auf Daten in der eigenen Cloud-Umgebung zugegriffen wird und diese nicht extern kommuniziert werden.

So hat ein Anwender die Möglichkeit, über einen in verschiedene Microsoft 365-Anwendungen integrierten Chatbot E-Mails zusammenfassen zu lassen, Präsentationen zu erstellen, Texte zu generieren oder Daten zu suchen und sich Informationen dazu ausgeben zu lassen.

Wichtig ist, dass, wenn ein Unternehmen Interesse an der Copilot-KI-Lösung hat, die technische Basis bewertet und in bestimmten Fällen angepasst werden muss. Der Copilot in seiner standardisierten Form greift auf Daten zu, die sich in der Cloud, genauer gesagt im Tenant des Unternehmens, befinden. Es kann auf Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und OneNote zugegriffen werden, um dort Informationen und Inhalte ausfindig zu machen und bearbeiten zu können.

Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Daten, mit denen die KI-Lösung arbeiten soll, sich in der Cloud befinden müssen, da lokale Instanzen und Informationen nicht im Standard angesprochen werden können. Um den Copilot sinnvoll einsetzen zu können, wird geraten, im Vorfeld eine reguläre Microsoft 365-Migration mit den genannten Lösungen zu vollziehen.

Ist dies umgesetzt worden, ist es wichtig, die Logik der Lösung nachvollziehen zu können. Der Umfang, in dem im Mandanten nach Informationen gesucht werden kann, orientiert sich an der Berechtigung des Anwenders, der die Instruktionen an die KI übermittelt.

Hat der Anwender umfassende Berechtigungen, so wird der Copilot auch sensible Dokumente aufspüren und die dort hinterlegten Informationen extrahieren. Im besten Fall hat der Anwender eine Position, in der vorgesehen ist, dass auf diese Daten zugegriffen werden kann. Zielführend ist dies im Fall von Abteilungsleitern und Geschäftsführern.

Ungeschickt kann der Fall sein, in dem ein User häufig die Abteilungen wechselt und seine Berechtigungen beibehält. Im Falle eines Auszubildenden werden die Rechte in Entra ID selten nach dem Wechsel in einen neuen Bereich deaktiviert, was zur Folge hat, dass ein Mitarbeiter uneingeschränkten Zugriff auf relevante Bereiche wie beispielsweise HR oder Finance besitzt und so gezielt Informationen aus diesen Ressorts abrufen kann.

Um Situationen wie die geschilderten Beispiele zu vermeiden, ist es wichtig, dass, wenn eine technische Basis geschaffen wurde, sich intensiv mit dem Rollen- und Berechtigungsmanagement sowie mit den Schutzmechanismen der Cloud auseinanderzusetzen, um ungewollten Missbrauch von Daten im Vorfeld unterbinden zu können.

Microsoft untergliedert den Copilot in verschiedene Rubriken. Neben dem embedded Copilot, der direkt in Dienste wie Windows, Teams, Word und PowerPoint integriert ist, gibt es den Solution Accelerator, der sich vorgefertigten, jedoch anpassbaren Frameworks bedient, um beispielsweise Lösungen für den Kunden- oder internen IT-Support zu bieten. Sollten diese Lösungen sich nicht mit den individuellen Anforderungen decken, kann auch ein Custom Copilot unter Verwendung des Copilot Studios genutzt werden, um eine KI für eigene Szenarien zu erstellen. Es gilt zu bewerten, ob mit bereits fertigen Lösungen die Anforderungen von Unternehmen abgebildet werden können oder ob, weil das Szenario sich komplex gestaltet, eigene KI-Lösungen entwickelt werden müssen. Selbstverständlich wird dies bedarfsgerecht und gemeinsam bewertet, um einen optimalen Lösungsansatz ableiten und pilotieren zu können.